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La conservazione digitale: obblighi e vantaggi

La conservazione digitale a norma è il processo che viene effettuato per garantire il valore legale dei documenti informatici, così come la loro autenticità, integrità e leggibilità nel tempo.

conservazione digitale documenti
Addio alla carta, il futuro sarà definito dalla conservazione digitale dei documenti

Considerando la conservazione digitale dei documenti informatici è necessario valutare che si tratta di oggetti che richiedono l’uso di strumenti tecnologici, che variano e si evolvono nel tempo, quindi è necessario godere di un sistema di strumenti e risorse tecniche di mediazione per poter continuare a leggerli.

La tenuta della contabilità in digitale

La tenuta della contabilità in forma digitale rappresenta una risorsa importante per le aziende che scelgono di utilizzarla, considerando che apporta diversi vantaggi rispetto alla soluzione tradizionale, a partire da un risparmio in termini di spazio d’archiviazione.

Inoltre i documenti digitali rappresentano contenuti facilmente reperibili e risulta estremamente facile mettere a punto un sistema di gestione amministrativa interna, in grado di snellire procedure e tempistiche. Con la conservazione digitale si ottiene un formato inalterabile il cui requisito fondamentale, grazie all’impronta di hash, alla firma digitale e alla marca temporale, è garantire ai documenti informatici integrità, autenticità, affidabilità, reperibilità e leggibilità.

Inoltre, grazie alla conservazione digitale, si assicura al documento il valore tributario e civilistico nel tempo.

La conservazione digitale non è un vincolo ma consente di scegliere una soluzione sicura ed innovativa.

L’Agid definisce le modalità operative per l’attività di conservazione digitale

conservazione digitale gruppocmtrading
Quanto si risparmia con la conservazione digitale? (clicca per ingrandire l’immagine)

L’Agenzia per l’Italia Digitale ha definito le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione digitale, considerando cinque elementi specifici, ovvero:

. natura e funzione del sistema;

. modelli organizzativi;

. ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti;

. descrizione del processo di conservazione;

. profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione.

La conservazione digitale considera l’insieme delle operazioni messe a punto per proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici.

Il sistema di conservazione, in linea con quanto prevede l’art.44 del CAD, deve garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.

Il documento digitale garanzia di risparmio

InfoCamere, rendendo noti i dati di uno studio sulla gestione documentale tradizionale, ha messo in evidenza le cifre che caratterizzano un uso decisamente costoso del ‘cartaceo’.

In pratica ogni anno in Italia si stampano circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, stampe che sono diretta conseguenza di un costo che si aggira intorno ai 287 milioni di euro all’anno.

Di norma ogni documento cartaceo viene a sua volta riprodotto dalle 9 alle 11 volte, con un costo di 18 euro per documento.

Inoltre in termini di archiviazione 1 documento su 20 in media viene perduto, mentre il 3% dei documenti viene archiviato erroneamente e per recuperare errori e perdite si stima che per ogni documento il costo si aggiri intorno ai 120 euro.

studio netconsulting per infocamere
Studio Netconsulting per Infocamere

Le piattaforme di archiviazione elettronica online

Grazie alle piattaforme di archiviazione elettronica è possibile conservare digitalmente ogni tipologia di documento cartaceo o elettronico.

Si tratta di documenti disponibili online, ai quali si può accedere grazie ad un sistema di autenticazione, che consente di godere della massima riservatezza e sicurezza.