Organizzare un evento che prevede un’alta affluenza di pubblico necessita di una perfetta preparazione.
E pur essendoci delle peculiarità differenti in base alla tipologia dell’evento (musicale, sportivo, culinario, fieristico, commerciale…), ci sono aspetti assolutamente prioritari da tenere bene a mente.
Condizioni senza le quali è impossibile pensare di organizzare un evento di successo.
Vediamo nel dettaglio quali sono i cinque pilastri dell’Event Management.
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Organizzare il servizio-igienico sanitario
Per stimare il numero esatto di bagni mobili che ti serve puoi utilizzare il calcolatore Toi Toi.
Ricorda che senza un servizio igienico-sanitario di qualità le persone saranno costrette ad abbandonare la manifestazione.
E non hai la certezza che torneranno.
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Organizzare il servizio sicurezza
Altro punto fondamentale è quello inerente alla sicurezza.
Infatti, in special modo se all’evento è prevista la presenza di personalità note, si dovrà far in modo e in maniera che il tutto possa svolgersi senza alcun tipo di problema.
Valuta se affiancare una security privata alla normale presenza delle forze dell’ordine e considera di piazzare lungo tutto il percorso delle uscite di sicurezza, vie di fuga ed aree adibite a presidi medici di base.
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Organizzare il servizio musica
Il più delle volte, per essere certi di una buona riuscita, si è soliti utilizzare una live band che scaldi il pubblico, un deejay o della semplice musica registrata che fuoriesce dalle casse.
In ogni caso, dovrai provvedere a pagare la SIAE, ovvero la Società Italiana degli Autori ed Editori.
Altrimenti vai incontro a una seria violazione dei termini di legge previsti per gli eventi.
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Organizzare il servizio food&beverage
La somministrazione di alimenti e di bevande, fattore che influisce anche sul numero di bagni chimici da noleggiare, è un aspetto da curare nei minimi dettagli.
Quante volte ti è capitato di partecipare ad un evento e ricordarlo come “quella volta che ho mangiato malissimo” o, peggio, “quella volta che non ho mangiato proprio”?
Se vuoi regalare qualche ora di totale spensieratezza e felicità ai tuoi spettatori, fai in modo che il food&beverage sia di qualità e ad un prezzo accettabile.
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Organizzare il servizio parking
Quando l’evento richiama un folto pubblico, risulta fondamentale prevedere un’area parcheggio ampia, ben collegata e facilmente raggiungibile a piedi o con un servizio navetta.